Privacy Statement

Algemene informatie

Het doel van de vereniging Oldtimer en Klassieker Vereniging “de Óetlaotklep” is gedefinieerd in de Statuten.  De Óetlaotklep is 23 juni 2009 opgericht. De Óetlaotklep is ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 141180050. 

De Óetlaotklep kan niet functioneren zonder persoonsgegevens (hierna te noemen “gegevens”). De Óetlaotklep verzamelt, beheert en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor bereiken van het doel van de Óetlaotklep. Op de Óetlaotklep rust de verplichting om deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen. In dit Privacy Statement is op hoofdlijnen beschreven wat wij daarvoor doen.

Om welke persoonsgegevens gaat het?

De persoonsgegevens die nodig zijn voor het functioneren van de Óetlaotklep betreft de gangbare gegevens die u bij aanmelding heeft verstrekt, zoals naam, adres, geboortedatum, bankrekeningnummer, telefoonnummers en emailadressen en ten behoeve van de correspondentie met U. Daarnaast heeft U ook gegevens verstrekt over merk, type en bouwjaar van Uw klassiekers

Verzamelen van persoonsgegevens

Alle gegevens worden uitsluitend vrijwillig verstrekt door de leden, gasten en bedrijven en door de bezoekers van de website. Dit kan plaatsvinden via inschrijfformulier voor het lidmaatschap, de inschrijving voor en de organisatie van evenementen en activiteiten, via het algemene contactformulier op de website of door middel van een email of schriftelijk bericht aan het bestuur.
De Óetlaotklep gebruikt geen persoonsgegevens die zijn verzameld uit andere bronnen en doet derhalve niet aan “profiling” van u. 

Via het bestuur of website zijn verschillende formulieren beschikbaar. De daarin gevraagde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waartoe het formulier dient. Dit doel staat op het formulier vermeld.

Tijdens activiteiten van de Óetlaotklep of activiteiten waarin de Óetlaotklep participeert worden foto’s en video’s gemaakt. Om het doel van de vereniging te realiseren kan over deze activiteiten gepubliceerd worden in media zoals b.v. een verenigingsblad, website, App-groep, Facebook-pagina en/of Youtube. Deelnemen aan of aanwezig zijn bij een activiteit betekent dat u instemt met het gebruik van foto’s en video’s voor dit doel.

Bij het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waren al veel gegevens in het bezit van de Óetlaotklep. Deze gegevens zijn, onderschreven door de Algemene Ledenvergadering, vrijwillig verstrekt en het doel waarvoor ze worden gebruikt -de activiteiten van de Óetlaotklep – is bekend bij de verstrekkers.

Verwerken van gegevens

De Óetlaotklep kan de gegevens die door een clublid worden verstrekt gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • Het innen van de contributie.
  • Het versturen van relevante verenigingsinformatie.
  • Het organiseren van activiteiten en evenementen door de Óetlaotklep. Hiertoe worden gerekend contactavonden, ritten, bijeenkomsten, technische dagen, e.d.
  • Het tot stand brengen van contacten tussen de leden van de vereniging.
  • Het (incidenteel) versturen van berichten of e-mails die betrekking hebben op een individueel lid of kleinere groep van leden.
  • Het publiceren in media over activiteiten van de vereniging.
  • Het genereren van managementinformatie voor de bestuurlijke werkzaamheden van de Óetlaotklep.
  • Het aanleggen en bijhouden van een historisch archief over de Óetlaotklep.

Gegevens verstrekken aan derden

Gegevens die door een verenigingslid aan de Óetlaotklep zijn verstrekt zullen nooit aan derden worden doorgegeven. Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze regel:

  • Wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken.
  • NAW-gegevens aan dienstverleners die worden ingeschakeld ter ondersteuning van het de werkzaamheden van het bestuur en door het bestuur aangestelde functionarissen, zoals een bank, een administratiekantoor of een accountant.

Er worden nooit meer gegevens verstrekt dan is te rechtvaardigen voor het doel. Indien gegevens worden verstrekt aan derden dan zullen deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig de eisen van de AVG, in voorkomend geval na het overeenkomen van een “verwerkingsovereenkomst”. Op die manier kunt u er zeker van zijn dat uw gegevens niet oneigenlijk worden gebruikt. 

Bewaren en beveiligen van gegevens

De Óetlaotklep beschikt over een ledenadministratie waarin de gegevens van leden zijn vastgelegd. Voorts beheert de Óetlaotklep een historisch archief met gegevens over de Óetlaotklep en haar activiteiten (b.v. deelnemerslijsten aan ritten). Dit archief is bedoeld voor het vastleggen van de geschiedenis van de Óetlaotklep en draagt in belangrijke mate bij aan het doel van de Óetlaotklep. In beginsel worden deze gegevens voor onbeperkte tijd bewaard.

Alle gegevens die aan de Óetlaotklep zijn verstrekt, worden in een fysiek en digitaal beveiligde omgeving opgeslagen. Deze gegevens worden zowel in digitale vorm als in hard-copy opgeslagen. De gegevens die vanuit de ledenadministratie worden verzameld voor de eerdergenoemde doeleinden worden met de grootste zorgvuldigheid gebruikt. 

Alleen het bestuur heeft toegang tot alle gegevens. De door de ALV aangestelde functionarissen, zoals een kascontrole commissie, hebben toegang tot de voor hen relevante gegevens. Het bestuur en de aangestelde functionarissen dienen akkoord te gaan met een geheimhoudingsverklaring. 

De database van de ledenadministratie is geplaatst op een Europese server en is beveiligd. Als de gegevens digitaal worden verwerkt op ICT-apparatuur (PC’s, tablets) dan is deze met handelsgebruikelijke en up-to-date antivirussoftware beveiligd. Gegevens op papier worden eveneens op een veilige manier opgeslagen en gebruikt. De uit de ledenadministratie verstrekte gegevens bevatten vertrouwelijke gegevens en worden vernietigd zodra deze geen waarde meer hebben voor het gebruiksdoel.

Aanpassing, inzage en verwijderen van ledengegevens

Een verenigingslid heeft te allen tijde de mogelijkheid om zelf de verstrekte gegevens te wijzigen via door middel een schriftelijk of email bericht aan de ledenadministrateur. Op andere wijze doorgegeven wijzigingen (b.v. telefonisch, d.m.v. berichtenapps, via social media) zullen niet worden verwerkt. 

Een verenigingslid heeft te allen tijde de mogelijkheid de opgeslagen gegevens in te zien of op te vragen. Indien het historische gegevens betreft dan zijn deze uitsluitend met een schriftelijk en met redenen omkleed verzoek in te zien of op te vragen bij de archivaris.

Desgevraagd kan een lid via een schriftelijk of emailverzoek aan de secretaris verzoeken om alle gegevens te verwijderen. De Óetlaotklep zal aan dit verzoek binnen een redelijke termijn en naar vermogen voldoen. Een verzoek tot het verwijderen van alle gegevens betekent dat de vereniging haar taken niet meer kan uitvoeren. Als dit verzoek wordt gedaan na 1 december, dan loopt de contributieverplichting door tot en met 31 december van het daaropvolgende jaar. De Óetlaotklep garandeert dat de gegevens uit de ledenadministratie en het historische archief worden verwijderd.
De ledenlijsten en andere overzichten met gegevens die in de loop der tijd zijn gepubliceerd en verspreid, m.n. in hard-copy, vallen buiten de invloedssfeer van de Óetlaotklep.

Na beëindiging van het lidmaatschap zullen de gegevens nog twee jaar in de ledenadministratie worden bewaard. Dat is nodig om aan de ALV-verantwoording te kunnen afleggen over de ontwikkeling van het ledenbestand en de verantwoording van de contributie-inkomsten. Daarna worden de gegevens overgedragen aan het historisch archief. 

Indien de Óetlaotklep niet aan uw verzoek tot aanpassing, inzage of verwijdering wenst te voldoen, dan zal de Óetlaotklep binnen de genoemde termijn u hierover met redenen omkleed informeren. Dit zal alleen in zeer uitzonderlijke gevallen plaats vinden. Als u tegen het genomen besluit bezwaar wil maken, kunt u zich binnen zes weken na ontvangst van het antwoord van de Óetlaotklep wenden tot de Rechtbank met het verzoek Óetlaotklep te bevelen alsnog aan het verzoek tot verbetering, aanvulling of verwijdering te voldoen.

Cookies

Deze website staat onder beheer van de Óetlaotklep. De website maakt gebruik van (functionele) cookies.

Data-lekken

Bij het opslaan en verwerken van gegevens kan het ondanks de betrachte zorgvuldigheid voorkomen dat gegevens verloren gaan of in handen komen van derden. Een dergelijk data-lek kan niet volledig worden uitgesloten. De wijze van melden van datalekken heeft de Óetlaotklep in een protocol vastgelegd.  Als een data-lek wordt vermoed of vastgesteld zal het bestuur (c.q. de secretaris) direct moeten worden geïnformeerd. Daarbij zal het bestuur direct een onderzoek starten om de impact van het data-lek te kunnen bepalen en worden passende maatregelen getroffen om schadelijke gevolgen te beperken. Volgens de richtlijnen van de AVG moet binnen 72 uur zijn vastgesteld of het data-lek zodanig ernstig is dat de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden geïnformeerd. Indien volgende de richtlijnen van de AVG verplicht zullen de personen waarvan gegevens zijn uitgelekt worden geïnformeerd.

Vragen
Bezoekers van de website en leden kunnen met vragen over ons Privacy Statement terecht bij de Óetlaotklep door gebruik te maken met het algemene contactformulier of door de vraag schriftelijke of d.m.v. email aan de Secretaris te stellen.

Wijzigingen

Het Privacy Statement wordt beschikbaar gesteld op de website en kan desgevraagd in hard-copy worden verstrekt aan leden. De Óetlaotklep is gerechtigd de inhoud van het Privacy Statement te wijzigen. De wijzigingen zullen in de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering worden voorgelegd aan de leden en na goedkeuring worden gepubliceerd op de website.